챗 GPT (chatgpt)로 회사 email 작성하기

Chat GPT (챗 GPT)를 사용해서 회사에서 업무 효율을 높이는 이메일 작성법에 대해 알아보겠습니다.

대부분 회사에서 고객 또는 내부에 이메일을 보내는 경우가 많고 대부분에 많은 시간을 이곳에 사용합니다.

Chat GPT를 사용하여 최대한 빠르고 깔끔하게 email을 작성하는 방법에 대해 설명 드리겠습니다.

Email을 작성하기 위한 최소한의 Keyword를 작성해주셔야 합니다.

회사 email을 작성하기 위해 Chat GPT에 전달해주어야 하는 키워드 (keyword)는 다음과 같습니다:

1. 수신자 이름: 이메일을 보낼 대상의 이름 또는 직함
2. 이메일 주제: 이메일의 내용에 대한 간단한 설명 또는 주제
3. 이메일 목적: 이메일을 작성하는 주된 목적 또는 의도
4. 내용: 이메일에서 다루고자 하는 구체적인 문제 또는 요청 사항

 

물론 구체적인 정보를 제공하면 할수록 더 좋은 이메일이 나오겠지만, 업무 시간을 줄이는 목적이라면 위 정도 정보면 충분하게 이메일이 작성될 것 같습니다. 

 

예시로 한번 작성해 보겠습니다.

저는 위 정보를 입력후 챗 GPT에게 "위 내용을 바탕으로 회의록을 예의있게 작성해주고, 가능한 자세하게 설명해줘. 그리고 우리가 제안할 계획과 내 의견도 제시할 수 있게 작성해줘"라고 추가적으로 요청하였습니다.

 

GPT 이메일 작성

결과는 어떻게 나왔을까요?

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매니저님께,

안녕하세요. 오늘 진행한 고객사와의 가격 협의 미팅 회의록을 보고드리려고 합니다. 아래에 자세한 내용을 작성해드리겠습니다.

**미팅 회의록**

- 참석자: 매니저, 나
- 날짜: 오늘
- 주제: 고객사와의 가격 협의

**회의 내용**

1. 우리가 제안한 가격은 $10입니다. 그러나 고객사는 이 가격이 너무 높다는 이유로 거절하였습니다. 이에 대한 저희의 의견은 제안한 가격이 시장 평균가에 비해 합리적이며 경쟁력 있는 가격임을 강조하였습니다.

2. 고객사는 저희의 가격보다 높은 가격을 요구 하였으며, 목표 가격은 $15라고 밝혔습니다. 이 가격은 고객사의 예산과 기대 수익을 고려한 결과입니다.

3. 다음 단계로 진행하기 전에 고객사의 요구 사항을 정확히 파악하기 위해 더 자세한 설명이 필요하다는 점을 인지하였습니다. 따라서 추가적인 미팅을 계획하고, 고객사의 기대치와 요구사항에 대해 더 깊이 탐색할 예정입니다.

**의견 및 제안**

저의 의견으로는, 현재 고객사의 요구하는 가격은 우리의 제안보다 높은 편입니다. 그러나 목표 가격인 $15는 상대적으로 합리적인 수준으로 보입니다. 이를 바탕으로 다음 미팅에서는 이러한 의견을 제시하고 고객사와의 협상을 진행할 계획입니다.

또한, 저희가 다음 미팅을 위해 제시할 계획은 다음과 같습니다:
- 고객사의 예산과 요구사항을 조사하고 분석하여 타당한 가격 범위를 확인합니다.
- 우리의 제품의 경쟁 우위성과 가치를 강조하는 자료와 논리적인 설명을 준비합니다.
- 미팅 일정을 빠른 시일 내에 조정하여 상호간의 이익을 고려한 협상이 가능하도록 준비합니다.

추가로 제안이나 요청사항이 있으시면 언제든지 말씀해 주세요.

감사합니다.

나

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만족할만한 수준은 아니지만 아주 잘 정리되어있습니다. 

원하시는 정보를 구체적으로 입력할 수록 더욱 좋은 답변을 얻으 실 수 있을 것입니다.

 

혹시나 너무 짧거나 원하는 내용이 아니라면, Chat GPT에게 "조금 더 자세하게 설명해줘" 라고 한번 더 요청하면, 

더 구체적으로 설명을 해줄 것입니다.

 

또한 원하시는 이메일이 포맷이 있으면 그것에 맞게 요청해도 좋은 결과를 얻으실 것입니다.

 

하나 더 예제를 들어보겠습니다.

이번에는 일정을 만들어달라는 요청을 해보겠습니다.

 

GPT email 작성하기

결과를 한번 볼까요?

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제목: 1월 일정 안내 및 참석 요청

안녕하세요, 전체 직원 여러분,

저희 회사의 1월 일정을 안내해드리고자 이메일을 보내드립니다. 아래에 일정에 대한 자세한 내용을 안내해드리겠습니다.

1. 1월 1일 (월요일): 세미나
   - 시간: 오전 10시부터 오후 2시까지 (4시간)
   - 장소: A호텔 그랜드 볼룸 (주소: XXX)

2. 1월 2일 (화요일): 박람회 참석 (A팀 전원 참석)
   - 시간: 오전 9시 30분부터 오후 3시까지 (5시간 30분)
   - 장소: 코엑스 전시장 Hall A (주소: XXX)

3. 1월 3일 (수요일): 전직원 회의
   - 시간: 오후 1시부터 오후 6시까지 (5시간)
   - 장소: 회사 A회의실 (주소: XXX)

위 일정에 참석해주셔야 하는 부분이 있으니, 각자 개인 일정을 고려하여 출석에 참석해주시기 바랍니다. 

1월 1일 세미나는 전체 직원이 참석해야 하는 행사입니다. 세미나는 A호텔 그랜드 볼룸에서 열리며, 점심 식사가 제공될 예정입니다. 회사에서 통합 교육과정을 진행하고자 하니, 모든 직원들의 적극적인 참여를 부탁드립니다.

1월 2일 박람회는 A팀 전원이 참석해야 하는 행사입니다. 코엑스 전시장 Hall A에서 열리는 이 행사는 우리 제품의 전시와 관련된 중요한 기회입니다. 제품에 대한 전문적인 지식과 설명을 준비하여 참석해주시기 바랍니다.

1월 3일 회의는 전직원이 참석해야 하는 중요한 회의입니다. 회사 A회의실에서 열리며, 이 회의에서는 우리의 실적과 도전과제에 대해 논의할 예정입니다. 각 부서에서 준비한 자료와 의견을 나누고, 함께 논의하여 더 나은 결과를 도출해내기 위한 시간이 될 것입니다.

이번 회의와 행사들은 회사의 성공과 발전을 위해 매우 중요한 시간입니다. 따라서, 모든 직원들의 적극적인 참여와 준비를 부탁드리며, 참석 여부에 대한 확인은 저에게 개별적으로 알려주시기 바랍니다.

감사합니다.

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만족할만한 답변이네요!

 

이제 GPT를 이용해서 업무시간을 줄이고 칼퇴해보자구요!